7 Tipps für Ihr Teams Meeting

1. Planung

Sie haben verschiedene Möglichkeiten Ihr Teams Meeting zu planen bzw. zu organisieren.

1.1 Outlook-Kalender

Wenn Sie das Teams-Besprechungs-Plugin im Kalender-Menü bestätigen, wird automatisch eine Verlinkung zum Teams-Meeting im Inhalt des Kalendereintrages eingefügt.

1.2 Kalender-App Teams

Wählen Sie den Kalender in Teams aus und fügen eine neue Besprechung ein. Das Detail-Formular ähnelt dem Aufbau von Outlook, jedoch bietet es einen vielversprechenden Vorteil: ein Teilnehmer, der zum gewünschten Zeitpunkt verplant ist, wird rot hinterlegt. Vor Versand der Termineinladung erhält man von Teams Vorschläge für eine besser geeignete Zeit mit dem Teilnehmer, der nicht verfügbar wäre. Die angebotenen Optionen können einfach per Klick übernommen werden.

2. Besprechungsoptionen

Um zu den Besprechungsoptionen zu gelangen, müssen Sie in Ihrem Termin auf die drei Punkte klicken, die sich oben in der Leiste befinden.

Sobald die Besprechung erstellt wurde, sollten Sie sich Gedanken machen wer zum Beispiel präsentieren kann oder wer den Wartebereich umgehen darf. Dies ist besonders wichtig, wenn Personen eingeladen sind, die nicht zu Ihrer Organisation gehören.

3. Vorbereitung

Insbesondere für Kundenmeetings sollten Sie sich gut vorbereiten.

Um zu verhindern, dass Informationen zu sehen sind, die nicht Teil des Meetings sind, sollten Sie alle Fenster schließen, die nicht benötigt werden.

Für einen reibungslosen Ablauf empfiehlt es sich, die benötigten Webinhalte, Präsentationen, Dokumente etc. bereits vor dem Start des Meetings zu öffnen. So muss nicht lange gesucht werden und lange Wartezeiten können umgangen werden.

4. Notizen

Sie haben die Möglichkeit, direkt in Ihrer Besprechung Notizen zu machen. Es wird automatisch ein Chat erstellt, indem Sie sich wichtige Themen notieren können.

Zu den Besprechungsnotizen gelangen Sie ebenfalls wieder über die drei Punkte.

So können Sie die Mitschriften während der Besprechung aber auch danach verwenden.

Allerdings sind diese Notizen nur schwer zu teilen. Daher empfehlen wir, diese Funktion hauptsächlich für die Vorbereitung und Kommunikation der Agenda zu nutzen und für alle weiteren Dokumentationen Microsoft OneNote zu verwenden. Dort können Seiten nämlich wesentlich leichter geteilt bzw. verteilt werden.

5. Inhalte teilen

Im Meeting können unterschiedlichste Inhalte geteilt werden.

Wenn Sie das Symbol „Inhalte freigeben“ wählen, sehen Sie folgende Optionen:

• Desktop: die am Gerät angeschlossenen Bildschirme
• Fenster: einzelne Applikationsfenster die geöffnet sind
• PowerPoint / Durchsuchen: Präsentationen direkt teilen
• Whiteboard: ein virtuelles Flipchart

Häufig treten beim Teilen von Inhalten Fehler auf, vor allem bei den wählbaren Optionen unter Desktop und Fenster. Anstelle des Bildschirms werden oft nur Fenster geteilt. Häufig kommt es auch vor, dass ein falsches Fenster in den geteilten Bildschirm gezogen wird oder ein Fenster in den falschen Bildschirm.

Es gilt darauf zu achten, dass nicht irrtümlich vertrauliche Inhalte im Bildschirm angezeigt werden.

Da Vortragende die Möglichkeiten von Präsenzmeetings gewöhnt sind, kommt es gelegentlich zu diesen Fehlern. Durch diese Fehlerquellen wird der Vortragsfluss unterbrochen, weil die Teilnehmer nicht das sehen, was der Präsentator sieht.

6. Aufzeichnen

Zu Beginn des Meetings sollten Sie festlegen, ob dieses aufgezeichnet wird und ob alle Teilnehmer damit einverstanden sind. Mancherorts gelten hierfür gesetzliche Regelungen, über die Sie sich vor der Besprechung informieren sollten.

Unter Weitere Optionen (…) wählen Sie Aufzeichnung beginnen und jeder Teilnehmer der Besprechung wird informiert, dass die Aufzeichnung gestartet wurde.

Es kann nur eine Aufnahme vorgenommen werden, welche in der Cloud gespeichert wird und für alle Teilnehmer zur Verfügung steht. Externe Teilnehmer können die Aufzeichnung nur anzeigen, wenn diese explizit für Sie freigegeben wurde.

Die Aufzeichnung wird beendet, indem Sie unter Weitere Optionen (…) Aufzeichnung beenden auswählen.

Handelt es sich um eine Kanalsitzung, wird die Aufnahme in SharePoint gespeichert. Wenn es sich um eine andere Art von Besprechung handelt jedoch in OneDrive.

Unter Erfüllung folgender Kriterien können Aufzeichnung gestartet und beendet werden, sollte der Besprechungsorganisator nicht anwesend sein.

• Eine Office 365 Enterprise E1-, E3- oder E5-Lizenz
• Aufzeichnung von einem IT-Administrator aktiviert
• Gehört nicht einer anderen Organisation an und ist kein Gast

Wenn die Person, die die Aufzeichnung gestartet hat, die Besprechung verlässt, wird die Aufzeichnung trotzdem fortgesetzt. Sobald alle Teilnehmer die Besprechung verlassen haben, wird die Aufnahme automatisch beendet.

Sollte ein Teilnehmer vergessen die Besprechung zu verlassen, wird die Aufzeichnung nach vier Stunden beendet.

Ein klarer Vorteil der Aufzeichnung einer Besprechung ist, dass Sie das Meeting auch im Nachhinein wieder aufrufen können. Sollten Teilnehmer etwas versäumt haben, können Sie die Inhalte nachholen.

Natürlich sollte man aber auch bedenken, dass Videos entsprechenden Speicherplatz benötigen.

Daher sollten Sie im Vorhinein gut überlegen welche Meetings auch aufgezeichnet werden sollen.

7. Teams Anrufe

Innerhalb Ihrer Organisation können Sie direkt aus dem Chat einen Einzel- oder Gruppenanruf starten, ohne eine Besprechung organisieren zu müssen. Die Anrufe werden in keiner Team-Unterhaltung angezeigt, da sie privat sind.

Starten eines Anrufs aus einem Chat in Teams:

1. Wechseln Sie zu Ihrer Chatliste und klicken Sie auf „neuer Chat“, um eine Unterhaltung zu beginnen.

2. Geben Sie den Namen in das Feld „An“ am oberen Rand des neuen Chats ein.

3. Wählen Sie „Video Anruf“ oder „Audio Anruf“, um den Anruf zu starten.

Am selben Videoanruf können bis zu 20 Personen teilnehmen. Sobald ein Gruppenchat mehr als 20 Mitglieder umfasst, werden die Anrufschaltflächen deaktiviert.