"Compliance First" - Denkweise

Durch die Einführung einer Compliance First-Strategie identifizieren Sie bei der Auswahl von Lösungen und Anbietern diejenigen, die Ihren Anforderungen nicht entsprechen, eliminieren sie aus Ihrem Auswahlprozess und wählen dann aus dem Rest aus. Es bedeutet auch, Ihre aktuellen Lösungen und Anbieter zu bewerten und diejenigen zu ersetzen, die Ihre Compliance-Anforderungen nicht erfüllen können.

In einfachen Worten, ­­Compliance ist alles, was jemand anderes Sie tun lässt. Das bedeutet Gesetze, Vorschriften, Verträge, und sogar die Bedingungen einer Cyber-Versicherungspolice. Wenn Sie nicht verantwortungsbewusst handeln, kann dies verheerende Folgen haben - hohe Strafen, Klagen, Untersuchungen und das Versäumnis, große Ansprüche abzudecken, die 1 Million US-Dollar übersteigen können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Compliance für Sie unwichtig  ist oder nur für große Unternehmen gilt, denken Sie noch einmal darüber nach.  Kein Unternehmen ist immun gegen  Compliance-Vorschriften, was in der Tat eine gute Sache ist.  Wenn Sie wissen, dass Ihr Unternehmen konform sein muss, können Sie Bußgelder und Strafen vermeiden, die Betriebssicherheit verbessern, die Öffentlichkeitsarbeit verbessern, Fluktuation verhindern und vor allem sicherstellen, dass sich Haftpflichtversicherungsansprüche im Falle eines Vorfalls auszahlen.  Compliance hat einen messbaren Return on Investment (ROI).

Indem Sie den "Compliance First"-Ansatz zu Ihrem ersten Schritt machen, können Sie die regulatorischen Mindestanforderungen zum Schutz vor Bußgeldern erfüllen und gleichzeitig die Anforderungen der Haftpflichtversicherung einhalten. Danach können Sie die Compliance-Position Ihres Unternehmens weiter verbessern, indem Sie zusätzliche Maßnahmen ergreifen.

Ein einziger Compliance-Fehler kann Haftpflichtversicherungsansprüche ungültig machen

Viele kleine und mittlere Unternehmen bevorzugen kostenlose oder möglichst kostengünstige Lösungen. Wenn Sie einer von ihnen sind, denken Sie daran, dass dies keine sichere Praxis ist. Ohne Lösungen, die Sicherheits-, Verschlüsselungs- und Berichtsstandards erfüllen,  die in Vorschriften festgelegt sind, die Sie einhalten müssen (HIPAA, CMMC, PCI-DSS und DSGVO), könnten Sie mit wichtigen Problemen konfrontiert werden:

1) Erleiden eines vermeidbaren katastrophalen Verstoßes
2) Risiko der Nichteinhaltung und anschließender Bußgelder
3) Risiko der Verletzung und Annullierung von Haftpflichtversicherungen, wodurch Sie finanziell exponiert werden

Die Verwendung billiger oder kostengünstiger, nicht konformer Lösungen kann verlockend sein, aber es kann dazu führen, dass Ihr Unternehmen das gesamte Reputations- und Finanzrisiko und die Kosten übernimmt, falls ein Compliance-Verstoß ans Licht kommt. Denken Sie daran, dass Sie nicht eine Reihe von nicht konformen Lösungen verwenden müssen, um Ihre Versicherung für ungültig zu erklären. Selbst die Verwendung nur einer einzigen nicht konformen Lösung kann dazu führen, dass Ihr Anspruch abgelehnt wird. Alle Ihre Versicherungsansprüche, die Verstöße gegen Compliance-Vorschriften abdecken, die spezifisch für HIPAA, CMMC, GDPR oder PCI-DSS sind, können durch eine einzige Fahrlässigkeit für ungültig erklärt werden. Wenn Die vagen regulatorischen Richtlinien Sie überfordern, sind Sie nicht allein. Es lohnt sich jedoch, sich die Zeit zu nehmen, mehr über Ihre Anforderungen zu erfahren, damit Ihr Unternehmen angemessen geschützt werden kann.

Die Kosten der Nichteinhaltung

Viele Unternehmen betrachten Compliance-Ausgaben als unbelohnte Kosten des Geschäfts, anstatt sie als Investition in den Schutz von Vermögenswerten zu betrachten. Dies führt zu weniger Ausgaben für konforme Software oder sogar zu einer Unterbesetzung von Compliance-Teams. Wenn Ihr Unternehmen schließlich nicht konform ist, kann dies verheerende Reputations- und finanzielle Folgen haben.

HIPAA-Strafen übersteigen oft 1 Million US-Dollar. Verteidigungsunternehmen können ihre Haupteinnahmequelle verlieren, indem sie die Anforderungen an die Cybersicherheit nicht erfüllen.

Wenn Sie Kreditkarten akzeptieren, können PCI-DSS-Verstöße von Zahlungsanbietern (VISA, Discover und andere) Strafen zwischen 5.000 und 100.000 US-Dollar pro Monat nach sich ziehen. Strafen hängen vom Volumen der Kunden und Transaktionen ab.

DSGVO-Verstöße führen zu hohen Geldbußen in Höhe von 2% bis 4% oder mehr des Unternehmensumsatzes, basierend auf der Schwere des Verstoßes.

Sogar die Informationen, die Sie über Ihre Belegschaft haben, sind durch staatliche und bundesstaatliche Gesetze geschützt.

Beginnen Sie mit einem "Compliance First"-Ansatz für die Produktauswahl

Ein "compliance first"-Ansatz deckt ein breites Spektrum kritischer Überlegungen ab, um ein Unternehmen konform zu halten.  Wenn Sie jedoch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, beginnen Sie mit einem Business-Tool-Audit.  Die internen Tools zur Prüfung der Compliance sind:

• Sprachdienste wie VoIP
• Cloud-Speicher und Datei-Hosting
• Dienste für die gemeinsame Nutzung und Übertragung von Dokumenten
• Produktivitäts-Tools
• Kommunikationstools
• Jedes digitale Tool, Produkt oder jede Dienstleistung, die für Unternehmen verwendet wird

Viele Vorschriften verlangen, dass Daten, einschließlich Sprachnachrichten und E-Mails, während der Übertragung und bei der Speicherung verschlüsselt werden. Finden Sie heraus, ob Ihre Version kompatibel ist, indem Sie das Produktblatt oder die Versionshinweise der jeweiligen Lösung lesen. Wenn immer noch unklar ist, ob die Lösung die Art von Compliance bietet, nach der Sie suchen, wenden Sie sich direkt an den Technologieanbieter, um einen unabhängigen Auditbericht über die Einhaltung der Anforderungen zu erhalten, die Sie erfüllen müssen.

Der "Compliance first"-Ansatz kann dazu beitragen, eine Compliance-orientierte Kultur in Ihrem Unternehmen zu entwickeln und so zu verhindern, dass Ihr Unternehmen in den Treibsand der Nichteinhaltung gerät.                    

Wir verstehen, dass die Implementierung des "Compliance First"-Ansatzes eine Herausforderung darstellen kann. Keine Sorge. Wir können Ihnen helfen, diesen Ansatz nahtlos  in Ihre Geschäftsabläufe zu integrieren, um gesetzliche und versicherungstechnische Verpflichtungen zu erfüllen. Setzen Sie sich noch heute mit uns in Verbindung, um loszulegen.

Ich freue mich darauf, schon bald mit Ihnen persönlich zu sprechen!