Wichtige Schritte für eine erfolgreiche Planung der Geschäftskontinuität

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Besitzer des beliebtesten Cafés an der Ecke. Ihre treuen Kunden stehen jeden Morgen vor der Tür Schlange, um ihren Koffeinschub zu bekommen. Doch eines Tages, während Ihre Mitarbeiter eifrig mit den Bestellungen beschäftigt sind, fällt bei einem plötzlichen Sturm der Strom aus und das Café sitzt im Dunkeln. Oder, noch schlimmer, eine Cyberattacke greift Ihr Abrechnungssystem an und hinterlässt eine lange Schlange frustrierter Kunden.

Unerwartetes Chaos kann jedes Unternehmen zu jeder Zeit heimsuchen. In einem Moment sonnen Sie sich noch im Ruhm eines erfolgreichen Unternehmens, im nächsten werden Sie an die Wand gedrückt und stehen vor einer Krise, die Ihr gesamtes Geschäft zum Erliegen bringen könnte. Lassen Sie nicht zu, dass dies Ihre Geschichte ist.

In diesem Blog zeigen wir Ihnen die wichtigsten Schritte zur Erstellung eines Business-Continuity-Plans (BCP), der für Sie funktioniert und sicherstellt, dass Ihr Unternehmen auch im Falle einer Katastrophe weiterläuft.

Die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Planung der Geschäftskontinuität

Hier erfahren Sie, wie Sie angesichts jeder Herausforderung widerstandsfähig bleiben können:

Finden Sie heraus, was für Ihr Unternehmen wichtig ist, und setzen Sie Prioritäten.

Ermitteln Sie, was für Ihr Unternehmen notwendig ist. Es ist von entscheidender Bedeutung, wie Sie die Prioritäten für Ihre geschäftskritischen Ressourcen setzen. Sobald Sie das herausgefunden haben, versuchen Sie zu verstehen, wie sich plötzliche Störungen auf diese Funktionen auswirken können.

Wenn Sie beispielsweise ein Café betreiben, gehören die Zubereitung von Kaffee und die Bedienung der Kunden zu den wesentlichen Funktionen Ihres Unternehmens. Dann müssen Sie wissen, wie sich Störungen auf Ihr Geschäft auswirken können. Ebenso müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Küche effizient arbeitet und die Kaffeeversorgung gewährleistet ist.

Entwickeln Sie einen umfassenden Plan.
Geben Sie Ihrem Team klare, schrittweise Anweisungen für die Maßnahmen, die bei einer Störung zu ergreifen sind. Ein Ziel ist es, die Ausfallzeiten zu minimieren. Daher ist es wichtig, den Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen, die ihnen helfen, Störungen effizient zu bewältigen.

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie besitzen eine Bäckerei und Ihr Ofen fällt aus. Sie sollten einen Plan haben, der Ihrem Team hilft, die Bestellungen zu verwalten und Ihren Kunden die Verzögerung mitzuteilen. Sie sollten Ihren Mitarbeitern bestimmte Rollen zuweisen, um die Reparaturarbeiten oder die Kommunikation zu erledigen.

Nutzen Sie die neuesten Tools zum Schutz Ihrer Geschäftsdaten.
Einige Tools und Lösungen können automatisch Datensicherungen erstellen. Die Daten werden dann in der Cloud gespeichert und können abgerufen werden, wenn Sie sie benötigen. Ebenso können Sie Failover-Systeme nutzen, um im Katastrophenfall auf Backup-Systeme umzuschalten.

Wenn Sie z. B. ein Fitnessstudio betreiben, können Sie Ihre Mitgliederdaten regelmäßig sichern und in der Cloud speichern. Auf die Kopien aller wichtigen Informationen kann jederzeit zugegriffen und sie können im Falle einer Störung abgerufen werden. Außerdem könnten Sie ein zusätzliches POS-Gerät (Point of Sale) vorhalten, für den Fall, dass Ihre anderen Zahlungsoptionen ausfallen.

Schulen Sie Ihr Personal und testen Sie seine Bereitschaft.
Schulen Sie Ihr Personal regelmäßig, um die Bereitschaft Ihres Teams zu verbessern, indem Sie Szenarien simulieren. So können Sie sowohl Ihren Business-Continuity-Plan als auch die Effizienz Ihres Teams testen. Auf der Grundlage der Schulungen und Tests können Sie Ihren BCP entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens aktualisieren und verbessern.

So sollte beispielsweise das Restaurantpersonal ausführlich über den Umgang mit Küchenbränden unterrichtet werden. Ebenso müssen die Kellner darauf vorbereitet sein, mit Ersatzabrechnungsgeräten umzugehen und Kundenbestellungen zu verwalten.

Beziehen Sie wichtige Interessengruppen ein.
Berücksichtigen Sie die Meinungen und Rückmeldungen Ihrer Führungskräfte und Mitarbeiter in Schlüsselpositionen. Für den Erfolg Ihres BCP ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie bei Aktualisierungen und Änderungen alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.

So können beispielsweise Ihre Café-Mitarbeiter wertvolle Informationen weitergeben, die für die Erstellung Ihrer BCP wichtig sein könnten. Es ist wichtig, sie über Änderungen auf dem Laufenden zu halten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung
Technische Probleme können jederzeit auftauchen. Machen Sie es sich zur Regel, regelmäßig und frühzeitig nach potenziellen Systemproblemen zu suchen. Ziehen Sie nach einer Störung in Erwägung, Informationen von Ihren Mitarbeitern und Kunden einzuholen, um Ihren Kontinuitätsplan zu verbessern.

Kaffeeautomaten und Kundenabrechnungsgeräte sind beispielsweise die geschäftskritischen Systeme eines Cafés. Es ist wichtig, dass Sie diese Geräte regelmäßig auf Probleme überprüfen. Nutzen Sie jede Störung als Chance zur Verbesserung. Nehmen Sie das Feedback von Kunden und Mitarbeitern entgegen.

Vereinfachen Sie die Kontinuitätsplanung

Die Planung der Geschäftskontinuität kann überwältigend sein, vor allem, wenn Sie Ihr Unternehmen unabhängig führen. An dieser Stelle kann ein erfahrener IT-Dienstleister helfen. Von der Unterstützung bei der Identifizierung kritischer Geschäftsfunktionen über die Implementierung von Ausfallsicherungssystemen bis hin zur Durchführung regelmäßiger Tests - wir können Sie bei jedem Schritt begleiten.

Unsere Experten sorgen dafür, dass Ihr BCP effektiv und auf Ihre individuellen Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf und lassen Sie uns die Kontinuitätsplanung für Sie stressfrei gestalten.

Ich freue mich darauf, schon bald mit Ihnen persönlich zu sprechen!