von Katharina Kehraus
Wie vermeide ich Datenverlust und Ausfälle in Cloud-Lösungen?
Backup für Microsoft 365: unweigerlich notwendig!
Eine fehlende Datensicherung in Cloud-Lösungen wie Microsoft 365 wird von vielen Anwendern, Administratoren und auch Verantwortlichen im Unternehmen deutlich unterschätzt. Warum ein Backup in Microsoft 365 unbedingt gemacht werden sollte, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.
In Microsoft 365 (vormals Office 365) ist standardmäßig kein Backup enthalten. Werden also versehentlich Dateien gelöscht oder ein Rechenzentrum fällt unter Umständen aus, besteht für Unternehmen die Gefahr eines Datenverlustes. Von Microsoft wird zwar eine gewisse Verfügbarkeit für seine Cloud-Dienste geboten, jedoch werden aber keine Daten gesichert.
Gesetzliche Vorschriften beachten
Das Backup von Daten, die Anwender in der Cloud speichern, obliegt dem Abonnenten. Für die sichere Speicherung von Daten und eine Datensicherung muss der Dateneigentümer sorgen. Eine zuverlässige Datensicherung ist nur gegeben, wenn Daten an einem anderen sicheren Ort kopiert werden. Der Papierkorb in der gleichen Cloud-Lösung stellt keinen solchen zuverlässigen Ort dar, um Daten wiederherstellen zu können. Des Weiteren steht der Papierkorb nicht in allen Lösungen von M365 zur Verfügung und dient nur der kurzfristigen Wiederherstellung.
Laut gesetzlicher Aufbewahrungsfrist für Unternehmen, müssen Daten für mehrere Jahre aufbewahrt und archiviert werden. Davon sind alle relevanten Dokumente und Dateien betroffen. In den meisten Fällen haben Unternehmen bei entsprechender Einbindung von Microsoft 365 in die Geschäftskorrespondenz keine andere Wahl, als selbst für eine zuverlässige Datensicherung zu sorgen.
Integrität der gespeicherten Daten nicht garantiert
Von Microsoft wird nur für die Zuverlässigkeit seiner Dienste garantiert und Anwender werden kurzzeitig vor Datenverlust geschützt, indem der Papierkorb zum Einsatz kommt. Sobald Daten im Papierkorb nicht mehr vorhanden sind, lassen sie sich nicht mehr wiederherstellen. In der Regel kümmern sich Unternehmen erst dann um eine Datensicherung in der Cloud, wenn solche Vorgänge und Anfragen bei Support-Mitarbeitern erfolglos waren.
Dienste wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business bieten zwar einen Papierkorb, der noch einige Tage lang Daten wieder zurückholen lässt, allerdings hat dies nichts mit einem Backup zu tun. Exchange Server und SharePoint verfügen auch über solch einen Papierkorb, jedoch sollte niemand auf die Idee kommen, dass dadurch keine Sicherung mehr notwendig wäre.
Vorsätzliches Löschen und Hackerangriffe verhindern
Es kann schnell passieren, dass große Datenmengen in den verschiedenen Diensten verloren gehen, bei z.B. einem Hackerangriff, Malwarebefall und externen Einflüssen wie dem Einfangen von Ransomware. Bei Exchange Online und SharePoint Online sowie in OneDrive for Business lassen sich einige Daten aus den Papierkörben wiederherstellen, aber längst nicht alle. Es ist nur bei einer Datensicherung sichergestellt, dass genau diese Datenmengen gesichert werden, die bei einer Wiederherstellung notwendig sind. Wenn eine eigene Datensicherung konfiguriert ist, lässt sich der Zeitpunkt der Sicherung steuern.
Außerdem müssen sich Unternehmen mit der Gefahr auseinandersetzen, dass Daten vorsätzlich gelöscht werden könnten durch ausscheidende oder unzufriedene Mitarbeiter. Auch das versuchte Löschen von Beweisen zählt zu diesen Gefahren. Dies lässt sich ebenfalls nur durch eine Datensicherung verhindern. Unternehmen können in eine echte Not- und Schieflage gelangen, liegt eine solche Sicherung nicht vor.
Im Homeoffice ist vorsätzliches Löschen von Daten ein echtes Risiko, da Unternehmen nicht steuern können, wer auf die Rechner der Anwender zugreift.
Nur eigene Datensicherung schützt vor Datenverlust
Es ist nur mit einer optimal geplanten Datensicherung möglich, dass gelöschte, unerwünscht veränderte Dokumente, defekte Dateien oder schlichtweg auf anderen Wegen verschwundene Informationen wiederherstellbar sind, ohne dass Anwender bei ihrer Arbeit beeinträchtigt werden.
Wenn E-Mails, Kalendereinträge und andere Daten in Exchange Online verloren gehen, ist das Wiederherstellen ohne Datensicherung kaum möglich und aus den Papierkörben und Standardbordmitteln ohnehin nur sehr begrenzt. Gehen Kontakte, Geschäftskorrespondenz und Termine verloren, sollte jeder Verantwortliche in Unternehmen für seinen eigenen Bereich prüfen, welche Auswirkungen das haben kann und warum eine Sicherung unumgänglich ist.
Wo Backups zwingend notwendig sind
Bei OneDrive for Business und SharePoint Online wird intern keinerlei Datensicherung vorgenommen. Der Papierkorb ersetzt an dieser Stelle nicht mal im Ansatz eine Datensicherung. Durch die Synchronisierung von SharePoint-Bibliotheken und Ordnern im OneDrive for Business kann es schnell dazu kommen, dass Daten auch in der Cloud verloren sind, wenn sie von Anwendern lokal gelöscht werden. Durch die Synchronisierung ist es wahrscheinlich, dass die Daten auch auf anderen Clients verloren gehen.
Wird Microsoft-Teams genutzt, landen Daten der Besprechungen an verschiedenen Stellen von M365. Vor allem sind hier SharePoint, Exchange und OneDrive relevant. Da interne Lösungen Daten nicht mehr wiederherstellen können, kann es schnell passieren, dass sie verloren gehen, wenn sie an diesen Stellen nicht gesichert werden.
Was bei der Datensicherung noch zu beachten ist
Es sollten möglichst alle Daten in M365 gesichert werden, die Anwender in der Cloud speichern, um eine optimale Sicherungsstrategie aufzubauen. Die Wiederherstellung sollte ermöglichen, auch einzelne Dateien wiederherstellen zu können.
Sie sollten mit jeder Abteilung einen Plan erstellen, mit dem sichergestellt wird, dass alle Daten in den verschiedenen Abteilungen so gesichert werden, wie sie es benötigen. Wiederherstellungszeiträume spielen hier eine wichtige Rolle.
Lösungen für die Sicherung von Microsoft 365
Ebenfalls wichtig ist welche Technologie zum Einsatz kommt. Veeam Backup for Office 365 sichert die Daten aus M365 offline. Die Lösung kann eine richtige Datensicherung für Microsoft Teams erstellen. Mit Veeam werden Daten nicht in der Cloud gesichert, sondern in eine lokale Sicherung eingebunden und es können Daten offline gesichert werden.
Der Vorteil für die Datensicherung in Office 365 über Veeam, besteht darin, dass Techniken, die Veeam im internen Netzwerk einsetzt, auch in der Cloud nutzbar sind. Dadurch lassen sich z.B. die Postfächer in Exchange Online genauso sichern, wie lokale Exchange-Server. Veeam Backup für Office 365 unterstützt neben Exchange und SharePoint, auch Teams und OneDrive for Business.
Ebenfalls eine bekannte Lösung für die Sicherung von Daten in M365 ist CodeTwo Backup for Office 365. Auch Altaro bietet eine Lösung, mit der M365 Daten gesichert werden können. Hier werden die Daten im Gegensatz zur Veeam-Lösung aber in der Cloud gesichert und nicht heruntergeladen.
Ich freue mich darauf, schon bald mit Ihnen persönlich zu sprechen!